Qualsiasi imprenditore sa benissimo che le certificazioni ISO sono un fattore strategico per competere sul mercato. Per questo motivo la certificazione ISO 9001 è così diffusa nel mondo e per lo stesso motivo sono nate decine di altre norme ISO su temi specifici come l’Ambiente (14001) la Sicurezza (45001) e di settore.
Ma se avere un Sistema di Gestione certificato a norme ISO non è un optional, è altrettanto vero che molte PMI li vedono, e li vivono, come un processo complesso e dispendioso in termini di tempo e risorse.
Un modo di pensare e di agire che è figlio di strumenti nati negli anni ‘90 del secolo scorso e che ancora permangono in tantissime realtà. Fortunatamente le norme si sono evolute e la tecnologia è arrivata in soccorso offrendo la possibilità di semplificare e organizzare la gestione della Qualità (e degli altri sistemi) in modo pratico ed efficiente.
Con questo articolo esploriamo come le PMI moderne e al passo con i tempi stanno traendo vantaggio dall’adozione di Sistemi di Gestione della qualità basati su tecnologie Cloud e supportati dall’Intelligenza Artificiale.
Cosa sono i Sistemi di Gestione digitalizzati?
L’evoluzione degli standard ISO e il diffondersi della “Struttura Armonizzata“ (HS) ha favorito un cambio epocale nella Gestione dei Sistemi, che sono passati da essere strumenti basati su documenti e procedure a strumenti basati su dati e informazioni documentate.
Questo passaggio non è per nulla un cambio di terminologia, bensì un nuovo modo di concepire i Sistemi di Gestione, che apre a nuove modalità di gestione.
Un Sistema di Gestione digitalizzato ne è la naturale conseguenza: Sistemi di Gestione basati su software e strumenti tecnologici per monitorare, controllare e migliorare i processi aziendali.
Vantaggi della digitalizzazione nella gestione dei sistemi a norme ISO per le PMI
1. Efficienza operativa
Le PMI operano “per definizione” con risorse limitate. La flessibilità, la snellezza dei processi, una catena di comando corta e reattiva sono i principali punti di forza di questo modello di business.
Storicamente i Sistemi di Gestione per la Qualità ISO 9001 sono stati osteggiati e incompresi dalla maggioranza degli imprenditori, che si sentivano ingabbiati e legati da regole e procedure che minavano una parte essenziale dei fattori competitivi.
La Digitalizzazione ha cambiato il paradigma: l’utilizzo di piattaforme e software infatti consente di ridurre significativamente il tempo necessario per eseguire attività ripetitive, come il monitoraggio delle conformità, la gestione dei documenti e la raccolta dei dati.
E c’è di più: permette di consolidare i dati e creare informazioni utili per monitorare il business e agire in modo tempestivo.
2. Riduzione degli errori
Gli errori umani sono una delle principali cause di problemi di qualità e conformità. Con l’automazione, molte delle attività manuali che portano a errori e perdite di tempo, per esempio duplicazioni di dati, trascrizioni e compilazioni manuali, vengono eliminate.
3. Monitoraggio e tracciabilità in tempo reale
La capacità di monitorare i processi in tempo reale è uno dei grandi vantaggi della digitalizzazione. Le PMI hanno accesso immediato a dati critici che permettono di identificare e risolvere rapidamente i problemi. Inoltre, la tracciabilità completa dei prodotti attraverso il processo produttivo consente di mantenere un alto livello di trasparenza e responsabilità.
4. Conformità normativa
Rimanere conformi alle normative vigenti può essere complesso, specialmente per le PMI che operano in settori altamente regolamentati. I sistemi digitalizzati di gestione della qualità aiutano a garantire la conformità, mantenendo la documentazione aggiornata, organizzata e immediatamente accessibile in occasione degli audit.
5. Miglioramento continuo
La digitalizzazione della gestione qualità facilita il miglioramento continuo, fornendo alle PMI gli strumenti necessari per analizzare i dati e identificare aree di miglioramento. Con reportistica dettagliata e analisi avanzate, le imprese prendono decisioni informate e implementano rapidamente cambiamenti per migliorare la qualità dei loro prodotti o servizi.
Sfide dell’implementazione dell’automazione nella gestione qualità
Nonostante i numerosi vantaggi, l’implementazione di un sistema automatizzato di gestione della qualità presenta alcune sfide:
- Investimento iniziale: L’adozione di nuovi strumenti tecnologici può richiedere un investimento iniziale significativo, che potrebbe rappresentare un ostacolo per alcune PMI.
- Formazione del personale: L’introduzione di nuovi sistemi richiede un periodo di formazione per il personale, il che può temporaneamente rallentare le operazioni.
- Resistenza al cambiamento: Come in ogni trasformazione aziendale, potrebbe esserci una resistenza interna al cambiamento, soprattutto se il personale è abituato a processi manuali.
Come superare le sfide e massimizzare i benefici
Per massimizzare i benefici dell’automazione della gestione qualità e superare le sfide, le PMI devono:
- Utilizzare tecnologie Cloud SaaS: queste tecnologie, come quella di Digitaliso, offrono il grandissimo vantaggio di non richiedere investimenti iniziali, in quanto operano con abbonamenti ricorrenti a portata di qualsiasi PMI. I vantaggi sono molteplici: semplicità d’uso e diffusione in azienda, scalabilità del servizio, modularità e adattabilità.
- Selezionare con attenzione i fornitori di servizi: un fornitore esperto di tecnologia come QSA.net, dotato di un’esperienza pluridecennale nel mondo dei Sistemi di Gestione, mette al tuo servizio la propria competenza per aiutarti a pianificare attentamente l’implementazione, inclusa la formazione del personale e l’onboarding (il caricamento) dei dati esistenti.
Conclusione
La digitalizzazione dei Sistemi di Gestione rappresenta un’opportunità straordinaria per le piccole e medie imprese di migliorare l’efficienza, ridurre gli errori e garantire la conformità normativa. Sebbene ci siano delle sfide da affrontare, i vantaggi a lungo termine superano di gran lunga le difficoltà del cambiamento.
Per le PMI che desiderano rimanere competitive in un mercato sempre più esigente, la digitalizzazione del Sistema Qualità e degli altri Sistemi di Gestione presenti in azienda non è solo una strategia vantaggiosa, ma una necessità.
Se la tua PMI non ha ancora valutato l’adozione di un sistema digitalizzato di gestione dei Sistemi a norme ISO è il momento giusto per farlo!
Contattaci per scoprire come possiamo supportarti nel percorso di digitalizzazione e trasformare il tuo Sistema di Gestione a norme ISO in uno strumento di business.