La gestione dei documenti aziendali è da sempre uno dei grandi “tabù” dei Sistemi di Gestione e della Qualità in particolare. Chi è abituato ad associare il Sistema Qualità alla burocrazia, alla carta, alla gestione dei documenti alzi la mano!
Ebbene, nel XXI secolo esistono strumenti e modalità di lavoro che possono aiutarti, se davvero lo vuoi, a gestire meglio i documenti aziendali!
In questo articolo, esploreremo la gestione dei documenti aziendali e come può essere ottimizzata per migliorare le prestazioni dell’azienda.
Cos’è la gestione dei documenti aziendali?
La gestione dei documenti aziendali è l’insieme di attività volte a organizzare, archiviare, recuperare e proteggere i documenti in Azienda. Questa prevede una serie di processi, tra cui la creazione, la revisione, la pubblicazione, la condivisione, la conservazione e la distruzione dei documenti.
Per capire come ottimizzare la gestione dei documenti è importante fare una distinzione fra tutti i documenti che ricadono sotto il concetto di “informazione documentata”. Quando parliamo di gestione dei documenti aziendali possiamo infatti dividere il tema in due grandi famiglie:
- Documenti di Sistema, ovvero tutto il set di documenti che descrive il chi fa che cosa, il come e il quando. Questi documenti includono Procedure, documenti operativi e modulistica.
- Documenti di registrazione, cioè tutti quei documenti che nascono come output documentale dei processi, raccolgono dati utili per creare informazioni e per tenere traccia delle attività svolte (quelle che i valutatori dei Sistemi di Gestione a norme ISO chiamano “evidenze”)
Sia in un caso che nell’altro una buona gestione dei documenti aziendali può migliorare l’efficienza, ridurre i costi e aumentare la produttività.
L’importanza della gestione dei documenti aziendali
La gestione dei documenti aziendali è importante per diversi motivi.
In primo luogo, una buona gestione dei documenti aziendali può migliorare l’efficienza dell’azienda. Una gestione accurata dei documenti significa che i documenti giusti saranno disponibili al momento giusto, e le informazioni saranno facilmente reperibili. Questo può aiutare i dipendenti a svolgere il loro lavoro in modo più rapido ed efficiente.
In secondo luogo, una gestione accurata dei documenti significa essere in grado di utilizzarli per produrre informazioni e, di conseguenza, conoscenza. Il risultato che otterrai è la capacità di prendere decisioni basate sui dati: gli errori saranno meno frequenti, questo può ridurre i costi di produzione e migliorare l’efficienza dell’azienda.
Per ultimo, una buona gestione dei documenti aziendali può aumentare la produttività. Quando i dipendenti hanno facile accesso ai documenti di cui hanno bisogno, possono svolgere il loro lavoro in modo più efficiente e ridurre i rischi sia dal punto di vista della conformità che della salute e sicurezza.
Come ottimizzare la gestione dei documenti aziendali attraverso la digitalizzazione
- Identifica i documenti critici: identifica i documenti cruciali per il tuo business ed assicurati di avere una strategia per la loro conservazione (che fra l’altro, oltre che un requisito di norma, include obblighi di legge!)
- Digitalizza: archivia i documenti in modo digitale anziché in formato cartaceo, per risparmiare spazio e semplificarne la ricerca.
- Organizza: utilizza tag e descrizioni parlanti per organizzare i documenti in modo efficace, definisci archivi e regole di accesso per renderli facilmente disponibili ma alle sole persone autorizzate.
- Automatizza i processi: utilizza software di automazione dei processi per gestire i dati in forma “nativa-digitale” anzichè stampare carta per poi digitalizzarla nuovamente. Oggi puoi automatizzare la creazione di documenti, l’approvazione, la firma e il loro invio senza necessariamente passare da un supporto cartaceo!.
- Proteggi i documenti: utilizza criteri di sicurezza per proteggere i documenti digitali da accessi non autorizzati. Assicurati che eventuali dati sensibili siano protetti da password e criptati: in molti casi entra in gioco la Privacy e la riservatezza di dati sensibili per il tuo business!
- Forma il personale: Assicurati che il personale sia formato in relazione agli archivi documentali: dove sono, come accedervi, come gestirli.
Documenti in Azienda secondo la norma ISO 9001
La gestione dei documenti aziendali secondo la norma ISO 9001 richiede un’organizzazione attenta e disciplinata dei documenti, che consenta di garantire l’efficacia del Sistema di Gestione per la Qualità.
Parlando dei Documenti di Sistema, in particolare, la norma ISO 9001 a partire dal 2015 ha introdotto uno snellimento notevolmente della struttura documentale del Sistema di Gestione per la Qualità in quanto elimina oltre alle cosiddette procedure obbligatorie, anche la richiesta di un Manuale della Qualità.