La valutazione fornitori riveste un’importanza fondamentale per le aziende in quanto contribuisce a garantire l’efficienza, la qualità e la competitività nella catena di approvvigionamento. La valutazione accurata dei fornitori consente, infatti, di individuare potenziali rischi o problemi e di adottare azioni preventive o correttive per mitigarli.
L’errore ricorrente quando si parla di valutazione dei fornitori è quello di confondere la qualifica iniziale con il monitoraggio periodico.
Molte aziende, fino al recente passato, e molto spesso ancora oggi, inviano annualmente lunghi questionari contenenti domande di informazioni già note, perdendo tempo e… credibilità!
La qualifica iniziale è molto importante per una scelta strategica dei fornitori, ma una volta fatta quello che serve davvero è la valutazione periodica, basata su criteri oggettivi e misurabili.
Attraverso l’analisi di pochi parametri ben identificati è possibile creare un KPI (Key Performance Indicator) estremamente efficace. Fra i parametri che puoi prendere in considerazione ci sono:
- qualità del prodotto (in particolare incidenza delle Non Conformità sulle consegne),
- livello di servizio, ovvero il rispetto delle consegne,
- prezzo, rispetto alla media della concorrenza con analoghe caratteristiche,
- disponibilità e flessibilità, troppo spesso dimenticate, cioè quanto il fornitore ti supporta nel fare business insieme
Questi KPI per la valutazione fornitori possono variare a seconda del settore e delle esigenze specifiche dell’azienda, tuttavia, possiamo identificare delle linee guida per sfruttarli al meglio.
Definisci valori di prestazione chiari
Stabilisci target specifici con cui confrontare il risultato della valutazione e criteri allineati ai tuoi obiettivi. Ad esempio, potresti voler migliorare la qualità dei prodotti, ridurre i tempi di consegna o ottenere prezzi più competitivi, ognuno di questi tre scenari potrebbe portare ad a peso diversamente gli stessi risultati di valutazione.
Seleziona i parametri rilevanti
Scegli i parametri che sono più pertinenti per la tua azienda e il tuo settore. Considera le tue priorità e i fattori critici per il successo delle tue operazioni. Ad esempio, se la tempestività delle consegne è fondamentale per la tua attività, assicurati di includere uno o più parametri relativi alle tempistiche di consegna.
Definisci metriche misurabili
Assicurati che i parametri siano definiti in modo chiaro e che siano basati su metriche misurabili e non astratte. Ad esempio, se stai valutando la qualità del prodotto, potresti utilizzare metriche come il tasso di non conformità o il numero di reclami dei clienti.
Stabilisci soglie di accettazione
Determina dei livelli di performance accettabili per ciascun parametro. Queste soglie possono essere basate su standard di settore, obiettivi interni o valutazioni delle prestazioni passate. Le soglie di accettazione ti consentono di valutare i fornitori in base a criteri specifici e di prendere decisioni informate.
Monitora regolarmente i parametri
Raccogli i dati necessari per misurare i parametri in modo accurato e affidabile. Monitora regolarmente le prestazioni dei fornitori rispetto ai parametri stabiliti. Puoi utilizzare software di gestione dei fornitori o strumenti di monitoraggio per semplificare questo processo.
Analizza i risultati e prendi azioni
Analizza i risultati dei parametri per identificare le aree di miglioramento o i problemi ricorrenti. Se un fornitore non raggiunge le soglie di accettazione, valuta le cause e prendi azioni correttive appropriate. Questo potrebbe includere la ricerca di nuovi fornitori, la negoziazione di migliori condizioni contrattuali o l’implementazione di programmi di sviluppo dei fornitori.
Comunica con i fornitori
Mantieni una comunicazione aperta e trasparente con i fornitori riguardo ai parametri di valutazione e ai loro risultati. Discuti con loro le prestazioni attuali e le aspettative future. Questo incoraggerà una maggiore responsabilità e collaborazione.
Aggiorna e adatta i parametri
Periodicamente, valuta l’efficacia dei parametri e apporta eventuali aggiornamenti o modifiche necessarie. I bisogni aziendali e le condizioni del mercato possono cambiare nel tempo, quindi è importante adattare i parametri per riflettere tali cambiamenti.
Utilizzando questi suggerimenti, sarai in grado di massimizzare l’efficacia della valutazione e migliorare le prestazioni complessive della tua catena di approvvigionamento.