La gestione delle Non Conformità (NC) nei Sistemi di Gestione ISO 9001 è da sempre una vera sfida per tutte le organizzazioni.
Da una parte, per le piccole aziende abituate a “risolvere” e poco avvezze a “documentare” i problemi.
Dall’altra le grandi aziende, che spesso muovono centinaia o addirittura migliaia di Non Conformità e hanno l’opportunità di ricavarne informazioni molto interessanti.
In un caso e nell’altro senza gli strumenti giusti, raggiungere l’obiettivo di una gestione utile al miglioramento diventa complicato.
Già, per trasformare dati in informazioni occorrono metodo e strumenti!
Ecco alcuni spunti per aiutarti a classificare le Non Conformità in azienda!
Provenienza delle Non Conformità
Per prima cosa, molte Aziende classificano le Non Conformità per provenienza. Possiamo quindi avere:
- Non Conformità interne, ovvero rilevate internamente e generate internamente;
- Reclami da Cliente, ovvero NC rilevate esternamente, da un cliente, e generate internamente;
- Reclami a Fornitore, ovvero NC rilevate internamente, tipicamente dal controllo in accettazione, e generate esternamente, da un fornitore;
- Infine, Non Conformità da Audit, rilevate cioè durante un Audit interno, di parte seconda o di parte terza.
Questa prima classificazione è molto utile per evidenziare la capacità dell’organizzazione di anticipare il prima possibile l’identificazione dei problemi.
Già ma di quali problemi stiamo parlando?
Criteri di classificazione nella gestione Non Conformità
Se vogliamo trasformare i dati in informazioni è fondamentale creare dei criteri di classificazione che permettano di raggruppare singoli eventi in cluster omogenei.
Ecco quindi alcuni criteri di classificazione delle Non Conformità:
- Sistema: se hai più sistemi di gestione è molto importante identificare il sistema di riferimento. In uno strumento strutturato come Digitaliso questo permette di applicare filtri e iniziare a guidare nella compilazione degli step successivi.
- Categoria NC: questo è di gran lunga il criterio di classificazione più importante! Le categorie rappresentano famiglie omogenee di problemi. Alcuni esempi? Per restare su cose semplici: ritardo di consegna, prodotto non conforme, procedura disattesa… Il modo migliore per creare le categorie è sicuramente quello di partire dallo storico delle registrazioni e ricondurre le singole casistiche a famiglie omogenee. Questa classificazione è utilissima per creare diagrammi di pareto e monitorare l’andamento di singole tipologie di problemi per capire, ad esempio, l’efficacia delle azioni di miglioramento che si stanno portando avanti.
- Classificazione NC: da letteratura, una Non Conformità può essere di Prodotto, di Processo o di Sistema. Per esperienza sappiamo che la seconda e la terza tipologia sono quelle meno presidiate.
- Area di rilevazione: in quale area aziendale è stato rilevato il problema? Classificare per ufficio o reparto aiuta a comprendere dove il Sistema di Gestione è più attivo e contribuisce alla raccolta dei dati per il miglioramento continuo.
- Azione di contenimento: questa classificazione aiuta a definire che tipo di azione immediata è stata presa per risolvere il problema. Alcuni esempi? Reso, Riparazione, Scarto, Sconto, Accettazione in deroga… Associate alle azioni di contenimento, tipicamente, ci sono i costi, quindi è un tema da non sottovalutare!
- Causa: chi non conosce Ishikawa? Persone, Metodi, Macchine, Materiali… Realizzare un’analisi delle cause radice può essere molto utile!
- Gravità: questa classificazione aiuta a definire che impatto ha generato la Non Conformità.
- Area di generazione: ed infine, dove è stato generato il problema? Attraverso questa classificazione è possibile, per esempio, capire dove possa essere opportuno concentrare Audit e attività di Formazione.
Grazie a queste classificazioni ed alla loro combinazione potrai ottenere dati molto utili per conseguire il miglioramento continuo!