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Informazioni Documentate nei Sistemi di Gestione: dalla Teoria alla Pratica Digitale

Uno degli aspetti centrali per la conformità ai sistemi di gestione per la qualità ISO 9001 è la corretta gestione delle informazioni documentate. Troppo spesso questo requisito viene percepito come un peso burocratico. In realtà, se ben progettato e supportato da strumenti adeguati, rappresenta una leva strategica per l’efficienza operativa e il miglioramento continuo.

In questo articolo esploriamo cosa significa gestire le informazioni documentate in modo efficace, come la norma ISO 9001 ha evoluto il concetto negli anni e in che modo la piattaforma Digitaliso, progettata da QSA.net, consente una gestione digitalizzata, coerente e semplificata di tutto il patrimonio informativo aziendale.

Cosa sono le informazioni documentate?

La ISO 9001:2015 definisce le informazioni documentate come qualsiasi informazione che deve essere controllata e mantenuta dall’organizzazione. Si dividono in tre categorie:

  • Documenti di sistema: manuali, politiche, procedure, istruzioni, modulistica;
  • Registrazioni: evidenze oggettive delle attività svolte (es. contratti, rapporti, verbali);
  • Documenti di origine esterna: norme, leggi, regolamenti applicabili.

Questi tre elementi costituiscono l’ossatura documentale del sistema di gestione.

Un approccio moderno: meno burocrazia, più valore

Con la versione 2015 della ISO 9001, si è passati da un modello prescrittivo a un approccio risk-based. L’obiettivo è evitare la documentazione eccessiva e concentrarsi su ciò che è davvero necessario per evitare errori o inefficienze.

In sostanza, l’organizzazione ha libertà e responsabilità di decidere cosa documentare, purché dimostri che il sistema è efficace e che le informazioni critiche sono sotto controllo.

La piramide documentale: un modello di riferimento

Nella pratica, è utile organizzare le informazioni documentate in una piramide a quattro livelli:

  1. Manuale di gestione aziendale (testa del sistema): descrive il quadro generale, la politica qualità e l’organigramma.
  2. Procedure o linee guida: definiscono i processi aziendali.
  3. Istruzioni operative: dettagli sulle modalità di esecuzione delle attività.
  4. Modulistica: strumenti per raccogliere e registrare dati.

Questa struttura aiuta a garantire chiarezza, coerenza e aggiornabilità nel tempo.

Le tre regole fondamentali del controllo documentale

Gestire le informazioni documentate significa anche garantirne il controllo. Le tre regole fondamentali sono:

  • Responsabilità: identificare chi è autorizzato a modificare, verificare e approvare un documento;
  • Distribuzione: assicurare che le persone interessate siano informate delle modifiche;
  • Identificazione: ogni documento deve avere un codice, una versione e uno stato aggiornato.

Le registrazioni: evidenze da archiviare in modo sicuro

Le registrazioni sono informazioni che forniscono evidenza dell’attuazione dei processi (es. contratti firmati, polizze, audit, reclami). La norma richiede che queste siano:

  • Identificabili e accessibili;
  • Archiviabili in modo sicuro;
  • Conservate per il periodo stabilito dalla legge o dalle regole aziendali.

Una buona gestione delle registrazioni garantisce trasparenza, rintracciabilità e sicurezza.

Documenti di origine esterna: la base della compliance

Sono tutti quei documenti, come leggi, norme tecniche o regolamenti, che l’organizzazione non crea, ma che deve applicare o scegliere volontariamente di applicare. La loro gestione è essenziale per garantire la conformità normativa.

È fondamentale:

  • Mantenere un elenco aggiornato delle fonti normative;
  • Associare i documenti ai processi interni;
  • Assegnare un responsabile per il monitoraggio e l’aggiornamento.

Digitaliso: digitalizzazione efficace del sistema documentale

Digitaliso, la piattaforma progettata e sviluppata da QSA.net, è uno strumento cloud pensato per digitalizzare e semplificare la gestione delle informazioni documentate in conformità alla norma ISO 9001.

Con Digitaliso è possibile:

  • Assegnare ruoli e responsabilità in modo chiaro;
  • Automatizzare notifiche e gestione delle revisioni;
  • Organizzare documenti per livelli (manuali, procedure, moduli);
  • Mantenere sotto controllo scadenze, versioni e distribuzione;
  • Collegare i documenti alle attività operative e ai processi aziendali.

Tutto questo consente di creare un sistema documentale snello, efficace e accessibile, che supporta sia il rispetto dei requisiti normativi che la quotidianità operativa dell’organizzazione.

Consigli operativi per le PMI

Molte piccole e medie imprese trovano difficile gestire i requisiti documentali, spesso perché assorbite dalle attività operative. Ecco alcune buone pratiche da cui partire:

  • Effettuare un censimento delle informazioni documentate esistenti;
  • Verificare la presenza di tutte le registrazioni critiche;
  • Organizzare e aggiornare l’elenco dei documenti esterni rilevanti;
  • Definire regole chiare su chi può modificare, approvare e distribuire ogni documento;
  • Utilizzare una piattaforma digitale per rendere il tutto più semplice e tracciabile.

Conclusioni

Le informazioni documentate non sono un ostacolo, ma una risorsa strategica. Se gestite in modo intelligente e supportate da strumenti digitali come Digitaliso, diventano il motore per un sistema di gestione moderno, efficiente e conforme.

Investire nella digitalizzazione della documentazione, come promosso da QSA.net, significa dare valore al sapere aziendale, ridurre i rischi e rendere la qualità una leva concreta per la competitività.

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