Quando si parla di persone, competenze, consapevolezza negli standard ISO, e ovviamente nella ISO 9001, si apre un capitolo che per molte Piccole e Medie Imprese può essere complesso da gestire.
Nulla di difficile, ma alquanto “time consuming”.
Problemi della gestione della formazione nelle PMI
I principali problemi nascono a causa di aspetti organizzativi. Molto spesso infatti le PMI non dispongono di un vero e proprio ufficio Risorse Umane e quando c’è una persona preposta ha come compito prevalente la gestione amministrativa. Questo porta a far sì che le registrazioni inerenti la formazione restino in capo al Responsabile dei Sistemi di Gestione in quanto deputato a “gestire le carte”.
Un secondo problema, sempre di natura organizzativa, è la dicotomia che permane fra la formazione relativa alla qualità (quando viene fatta) e la formazione obbligatoria in materia di Sicurezza, che rimane sotto la responsabilità e la gestione dell’RSPP.
Stessi processi, gestiti da persone diverse in modo diverso, ma soprattutto processi gestiti attraverso compilazioni manuali di file e schede.
Quali sono gli adempimenti previsti dagli standard ISO e come possiamo gestirli in modo semplice ed efficace?
Le richieste della ISO 9001
La struttura armonizzata degli standard ISO inserisce l’argomento “Risorse Umane” in diversi requisiti del capitolo 7, con lo scopo di garantire che l’organizzazione abbia un personale adeguatamente qualificato e consapevole, in grado di supportare il funzionamento e il miglioramento continuo del sistema di gestione.
Nella pratica le richieste in estrema sintesi comportano:
- la redazione e la gestione di un piano di formazione che tenga conto delle richieste di formazione che possono scaturire per garantire che le persone dispongano di competenze adeguate alle mansioni;
- la registrazione della formazione svolta, l’archiviazione delle evidenze (per esempio gli attestati di partecipazione e i registri di presenza)
- l’aggiornamento delle schede personale relative ad ogni dipendente
- la definizione di mansionari e l’identificazione delle competenze
- la valutazione periodica delle competenze
Il modo più diffuso con cui tutto questo viene gestito è totalmente manuale (contrapposto a un metodo digitalizzato) e, come già accennato in precedenza, è spesso gestita da figure diverse come il Responsabile del Sistema e l’RSPP.
La registrazione delle attività formative, l’aggiornamento delle schede personale, le valutazioni delle competenze, implicano un’operatività piuttosto farraginosa che comporta tempo e rischi di errore.
Ma perché quindi le PMI hanno fatto poco o nulla a riguardo?
Gestire la formazione con Digitaliso
La digitalizzazione di questo tipo di processi è fattibile attraverso moduli aggiuntivi delle più diffuse piattaforme HR che nelle PMI, difficilmente vengono acquistati per un problema di responsabilità e competenze. Come detto in precedenza, nelle PMI il personale è spesso gestito da ruoli amministrativi che non si occupano della formazione, la quale invece resta in capo al Responsabile dei Sistemi di Gestione e all’RSPP.
E se esistesse una soluzione dedicata ai sistemi di gestione che offrisse questo tipo di funzionalità?
Digitaliso è l’esempio lampante di come una piattaforma software dedicata agli aspetti organizzativi dei Sistemi di Gestione permetta di semplificare tutti gli aspetti amministrativi e burocratici, eliminando ridondanze ed errori, risparmiando tempo e migliorando la qualità delle registrazioni.
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