Sempre più Aziende si stanno rendendo conto che la gestione dei sistemi a Norme ISO fatta con strumenti tradizionali come Word, Excel, posta elettronica e cartelle condivise, fa perdere tantissimo tempo e, soprattutto, richiede un grande sforzo per essere tenuto aggiornato, partecipato e controllato al fine di evitare dimenticanze ed errori.
Ecco allora che inizia la ricerca di quali soluzioni possono essere utilizzate e… ci si rende conto presto che esistono tantissime soluzioni sul mercato. Sì, è vero, di software per la gestione dei Sistemi ce ne sono tantissimi, per tutte le tasche e tutte le esigenze… infatti, non sono tutti uguali!
Per una panoramica delle tipologie di soluzioni che puoi utilizzare per gestire il tuo Sistema Qualità puoi leggere il nostro articolo o vedere il video sul nostro canale YouTube, dove puoi trovare tanti consigli per portare i principi di Innovation management all’interno dei tuoi Sistemi di Gestione.
Quali caratteristiche deve avere un software per la Gestione Sistema Qualità? Come spesso accade non esiste un’unica risposta e la soluzione perfetta per tutti.
Ogni software ha i propri punti di forza e di debolezza che meglio si adattano agli obiettivi che ogni singola organizzazione desidera raggiungere e quindi alle sfide che sta affrontando.
La prima cosa che devi fare quando cerchi un Software per la Gestione della Qualità, è definire quali sono i tuoi specifici bisogni da risolvere come ad esempio:
- gestire la documentazione del Sistema secondo i requisiti di norma;
- gestire la formazione e le qualifiche del personale;
- gestire non conformità e reclami;
- gestire gli strumenti di misura e la manutenzione;
- gestire il controllo qualità in accettazione o la FMEA;
- gestire i progetti.
Ecco allora le 5 caratteristiche che non possono mancare!
1) Semplicità di utilizzo
Come qualsiasi altro software l’esperienza d’uso degli utenti è fondamentale.
La semplicità d’uso va declinata in più aspetti:
• semplicità di installazione e di diffusione in azienda, inoltre deve poter essere aggiornato in modo semplice ed immediato in modo da favorire il suo utilizzo, garantire la sicurezza dei dati e far sì che tutti dispongano sempre della versione più completa;
• semplicità di configurazione e avvio; abbiamo visto tutti dei progetti bellissimi non partire mai perché troppo complicati o dispendiosi da mettere a terra. Per questo esiste il detto “l’ottimo è nemico del bene” e il cambiamento si ottiene solo quando si passa subito all’Azione;
• semplicità di utilizzo, sia a livello di interfaccia che di logiche. Molti utenti non saranno coinvolti continuativamente nell’utilizzo di questa tipologia di software e ci lavoreranno solo quando saranno chiamati all’azione. Meglio quindi se ad una interfaccia semplice e pulita si aggiungono strumenti di “digital adoption” in grado di guidare l’utente durante l’uso.
2) Basso impatto sulla infrastruttura
Questa seconda caratteristica da valutare dipende dal grado di integrazione che la soluzione deve avere con l’ecosistema digitale già presente in azienda.
Minore è l’integrazione necessaria, minore è l’impatto generato e quanto più facile può essere esternalizzare l’aspetto infrastrutturale, per esempio sfruttando il cloud.
3) Dedicato ai Sistemi di Gestione
Quanto più la soluzione nasce con lo specifico obiettivo di semplificare e organizzare la gestione dei Sistemi ISO, quanto meglio è in grado di aiutarti fornendo una risposta puntuale e funzionale, che non richiede analisi e sviluppi ad hoc.
Per esempio un software documentale è uno strumento potentissimo ed estremamente efficace per digitalizzare la gestione dei processi in azienda. Tuttavia può essere sovradimensionato per rispondere alle necessità di un controllo della documentazione finalizzato al Sistema Qualità e inutile per realizzare un’analisi dei dati, se essi vengono raccolti con una logica di documento anziché una logica di database.
Un software dedicato lavora già secondo un preciso metodo in linea con i requisiti degli standard normativi.
4) Modularità e copertura di più requisiti
Questa quarta caratteristica riprende un concetto già accennato nel punto precedente.
Un buon software per i Sistemi di Gestione offre un set di funzionalità anche molto diverse fra loro, con l’obiettivo di disporre di un unico strumento per tutte le risposte che servono. Ciò significa avere logiche comuni e condivise di funzionamento, a beneficio dell’esperienza utente, maggior livello di integrazione dei dati, cruscotti completi.
Di contro è fondamentale che garantisca la modularità, al fine di poter mettere a disposizione solo le funzionalità che si desidera attivare per prime e non pagare inutilmente un prodotto sottoutilizzato.
5) Portare subito al raggiungimento dei primi risultati
Questo punto è fondamentale sempre e comunque, ancora di più a seconda che il software venga visto come costo o investimento.
Poniti la domanda: “la direzione vede il software come uno strumento utile per migliorare i processi interni o come un mero costo che si somma a quello del Sistema Qualità (che già è vissuto come un costo)?”
Affinché la scelta si trasformi in Azione è fondamentale che siano chiari gli step di implementazione e che il primo obiettivo venga raggiunto in un orizzonte temporale breve, così da dare fiducia circa la validità dell’intero progetto di digitalizzazione.
Riepilogando:
Prima di scegliere un software per la gestione dei sistemi è opportuno che tu abbia ben chiaro quali sono i problemi che vuoi risolvere e ti faccia una lista della spesa delle funzionalità di cui ritieni di aver bisogno, così da poter selezionare le soluzioni che meglio si avvicinano ai tuoi bisogni.
Un software per la gestione dei sistemi qualità è una soluzione software che ha caratteristiche peculiari e se la tua necessità va in questa direzione è sempre meglio affidarti a una soluzione studiata ad hoc che affidarsi a soluzioni generaliste o troppo focalizzate a risolvere specifici ambiti.
Farai molta meno fatica a gestire il tuo Sistema e otterrai i risultati che cerchi molto più velocemente!