Se ti sei stufato di gestire il tuo Sistema Qualità con strumenti Office e ti sei reso conto che le ore che dedichi alla gestione dei documenti della qualità è molto più del previsto questo è il momento per pensare a specifici software per la gestione dei documenti della qualità.
Che categorie esistono e quali sono i software per la gestione dei documenti per la qualità? Li abbiamo catalogati in:
– software per la gestione dei documenti “home-made”
– portali intranet
– moduli di software gestionali
– software documentali
– software dedicati ai sistemi di gestione
– portali cloud dedicati ai sistemi di gestione
Software realizzati in casa “home-made”
I software per la gestione dei documenti “realizzati in casa” hanno in genere dei costi molto bassi e un alto grado di specializzazione. Sono soluzioni sviluppato internamente alle aziende dal reparto IT e per questo risolvono puntualmente le esigenze per cui sono stati sviluppati. La principale criticità risiede nella loro veloce obsolescenza e nella continua manutenzione che richiedono: manutenzione che spesso l’azienda non è in grado di gestire e che li rendono incompleti o inutilizzabili nel giro di relativamente poco tempo.
Portali intranet
I portali intranet sono delle tipologie di portali web che permettono, dietro autenticazione, di accedere a documenti e informazioni riservate. Così come gli strumenti Office, non nascono per la gestione dei documenti della Qualità e per questo difficilmente offrono funzionalità che rispondono pienamente ai requisiti di norma, come il tracking di avvenuta lettura, la storicizzazione dei documenti obsoleti e i processi di rilascio e approvazione..
Moduli per la qualità dei software gestionali
Un gestionale è un software informatico che consente la digitalizzazione dei processi aziendali. Esiste un’ampia varietà di software gestionali dal momento che questi software si differenziano per le funzionalità che offrono. Esistono programmi studiati per specifici settori e soluzioni più universali. Possono essere dotati di funzionalità mirate agli aspetti contabili o integrare moduli per la gestione della pianificazione, della programmazione, dell’avanzamento delle commesse, del magazzino o di qualsiasi altro ambito dell’azienda. Se il loro punto di forza è la possibilità di integrare tutto in un’unica soluzione, i moduli per la gestione dei documenti della qualità sono molto spesso dedicati all’esecuzione dei controlli, più che al governo di processi, e sviluppati con logiche più funzionali ai “prodotti” che non “al sistema”.
Software documentali
Un mondo molto interessante è quello dei software documentali. Si tratta di software per la gestione di documenti di qualsiasi natura, nati per “virtualizzare “ le scrivanie”, ed in grado di creare e gestire qualsiasi tipo di processo produca un documento. La loro grandissima flessibilità è il loro punto di forza e, contemporaneamente, il loro punto di debolezza, in quanto qualsiasi cosa facciano deve essere progettata, realizzata e testata.
Software dedicati alla gestione dei documenti del Sistema Qualità
Nei 30 anni in cui i Sistemi Qualità si sono affermati sul mercato è nata un’ampia scelta di software dedicati alla gestione dei documenti della qualità, da soluzioni altamente specializzate, personalizzabili ed in grado di permeare tutti i processi a soluzioni molto semplici in grado di rispondere a singole esigenze derivanti da singoli requisiti di norma.
Piattaforme Cloud dedicate ai documenti del Sistema Qualità
La tecnologia cloud permette di disporre di soluzioni specializzate a costi contenuti grazie a formule in modalità “as a service”, in cui i costi di acquisto di un software sono sostituiti da un semplice canone d’uso.
Ora che hai capito quali sono i software per gestire i documenti della qualità devi solo scegliere la soluzione più adatta alle tue esigenze. Digitaliso offre un audit gratuito con un innovation manager certificato per aiutarti a identificare le tue esigenze e indirizzarti verso il software per la gestione dei documenti della qualità più in linea con le tue esigenze.