Molte aziende certificate ISO gestiscono ancora i propri sistemi con strumenti tradizionali: Fogli Word, tabelle Excel, cartelle condivise, email e documenti cartacei sono all’ordine del giorno. Se riconosci questo scenario, potresti chiederti quali siano le difficoltà nel passare a una soluzione digitale come Digitaliso e, soprattutto, come superarle. Analizziamo le principali criticità percepite e vediamo come Digitaliso offre una risposta concreta.
Criticità 1: La fatica e la complessità della gestione manuale
La gestione manuale di documenti, procedure, scadenze, registrazioni, non conformità e audit richiede un notevole dispendio di tempo ed energie. Tenere traccia di tutto, assicurarsi che le informazioni siano aggiornate e notificare le persone coinvolte comporta tanta fatica per stare dietro a tutto. Questo approccio è incline all’errore e rende difficile avere una visione d’insieme.
Digitaliso nasce per semplificare, organizzare e trasformare i sistemi di gestione. Non è solo un archivio, ma una piattaforma che digitalizza completamente tutti i processi chiave di un sistema a norme ISO. Gestisce automaticamente il controllo documentale (revisioni, approvazioni, notifiche, archiviazione), le scadenze e i promemoria, e offre processi strutturati per non conformità, audit e azioni di miglioramento. Digitaliso sposta l’attenzione da un approccio basato sulla carta o su file destrutturati a procedure digitalizzate e processi automatizzati.
Criticità 2: Dati sparsi e difficoltà di analisi
Le informazioni necessarie per la reportistica e l’analisi (come indicatori, Pareto, andamenti) sono spesso disperse tra diversi file e sistemi (qualità, gestionale, produzione). Estrarre, aggregare e analizzare questi dati richiede tempo e competenza.
Digitaliso centralizza i dati relativi ai processi organizzativi del sistema di gestione. Dispone di report nativi (circa 170 report pronti all’uso) e di strumenti di analisi integrati per visualizzare andamenti e distribuzioni (come per esempio diagrammi di Pareto e andamenti per le non conformità). Inoltre, la piattaforma è aperta e dotata di connettori (API) che permettono lo scambio di dati con altri sistemi aziendali come ERP, MES, HR. È possibile realizzare cruscotti personalizzati che combinano i dati di Digitaliso con dati provenienti da altre fonti per analisi più ricche (es. non conformità per numero di ordini o lotti prodotti).
Criticità 3: La raccolta dati dal campo è inefficiente
Raccogliere dati direttamente in produzione o sul campo utilizzando moduli cartacei o fogli Excel richiede passaggi manuali per l’inserimento nel sistema, rallentando i processi e introducendo potenziali errori.
Attraverso lo sviluppo di WebApp personalizzate, Digitaliso permette di raccogliere dati direttamente nel punto di produzione dell’informazione. Queste app, realizzate con strumenti low-code/no-code (come AppSheet), possono essere usate su tablet o smartphone per registrare controlli, manutenzioni, o non conformità, anche allegando foto. I dati raccolti alimentano Digitaliso o le dashboard di analisi.
Criticità 4: Percepita rigidità o eccessiva complessità di un nuovo software
Molti temono che un nuovo software sia complesso da introdurre o non sia flessibile per adattarsi alle specifiche esigenze aziendali o ai requisiti meno comuni di certi standard ISO.
Digitaliso è progettato per essere modulare, flessibile e a portata delle aziende di medio, piccole e spesso anche micro dimensioni. Nasce allineato alla struttura armonizzata degli standard ISO, ma è completamente personalizzabile e configurabile attivando solo le funzionalità necessarie. I processi base sono predefiniti sulla base dell’esperienza e dei requisiti normativi, ma possono essere personalizzati tramite setup. Per esigenze molto specifiche, si possono creare form e strumenti ad hoc tramite web app con budget contenuti. L’interfaccia è pensata per essere intuitiva e “user friendly”, e viene fornito supporto nell’implementazione e nella formazione.
È anche uno strumento che può essere introdotto in azienda un passetto dopo l’altro.
Criticità 5: L’investimento economico
Introdurre un nuovo sistema può essere visto come un investimento costoso, specialmente per le PMI.
Digitaliso è offerto in modalità SaaS (Software as a Service) con un canone annuale. Questo permette di affrontare la digitalizzazione con una logica di budget modulari e di basso impatto, scalando l’utilizzo e l’investimento in base alle funzionalità attivate e al numero di utenti contemporanei. Anche lo sviluppo di soluzioni personalizzate come le web app ha costi estremamente snelli e poco costosi, tipicamente nell’ordine di poche migliaia di euro.
Digitaliso non è solo un software, ma la colonna vertebrale dei progetti di digitalizzazione per i sistemi di gestione. Affronta le inefficienze dei metodi tradizionali offrendo semplificazione, organizzazione e automazione, consentendo alle aziende di poter andare al sodo senza perdere tempo nella forma. Se siete stanchi di gestire il vostro sistema ISO con Word ed Excel e cercate un modo per renderlo più efficiente e moderno, Digitaliso è la risposta.