Sulla base della nostra esperienza, molte aziende si preoccupano dell’impatto derivante dall’introduzione di un software per i Sistemi di Gestione a norme ISO in azienda.
Prima di fare una scelta è giusto effettuare una serie valutazioni che devono tenere conto sia delle caratteristiche del software che di quelle del vendor.
Il vendor, colui che fornisce e mette a disposizione il software, è infatti un fattore critico di successo di un progetto di digitalizzazione: attraverso la sua esperienza, infatti è possibile assicurarsi che l’introduzione della soluzione in azienda avvenga nel modo più efficace possibile.
Tipologie di software qualità
Parlando di software per la qualità, è importante distinguere tra soluzioni generaliste e soluzioni dedicate alla gestione dei sistemi. Le prime, come i software documentali e ERP, sono strumenti in grado di fare molte cose, ma che possono richiedere un lavoro gravoso per essere messi a punto per i Sistemi di Gestione, che vivono di molte regole ben definite.
Le soluzioni dedicate ai sistemi di gestione, invece, grazie alla loro focalizzazione rispondono in modo più veloce e puntuale alle esigenze delle Aziende certificate a norme ISO, dove sappiamo che l’imprenditore e l’impresa non solo desidera, ma ha bisogno di avere strumenti immediatamente pronti all’uso.
L’implementazione di un software per la qualità segue un processo simile a quello di qualsiasi altro software, con alcune peculiarità: esaminiamo insieme le fasi principali.
Installazione
La prima fase, tipicamente, è quella dell’installazione. Questa, in realtà, è una fase che può essere completamente eliminata scegliendo soluzioni basate su tecnologie abilitanti, come il cloud. Le soluzioni cloud o SaaS consentono di introdurre un’applicazione in Azienda senza la necessità di installazione, superando così qualsiasi ostacolo (e costo) iniziale.
Configurazione
Il secondo passaggio è quello della configurazione. In questa fase, la piattaforma viene configurata per rispondere alle caratteristiche specifiche di chi la utilizza e alle esigenze e peculiarità della tua azienda.
Onboarding
La terza fase è l’onboarding, un aspetto da non sottovalutare. Onboarding significa popolare la piattaforma con tutto ciò che è già disponibile in Azienda. In particolare, per chi è già dotato di un Sistema di Gestione della qualità, è fondamentale sapere di poter ripartire recuperando tutto l’esistente, esattamente dal punto in cui ci si trova, affinchè nulla sia perduto!
Formazione
L’ultima fase è quella della formazione, che coinvolge inizialmente il Key User o l’Amministratore. Queste figure detengono le “chiavi della macchina”, hanno il potere di intervenire e, come un meccanico, sistemare lungo il percorso tutto quello che necessita di un affinamento a fronte dei cambiamenti che è naturale avvengano in ogni Azienda.
Quanto più è semplice l’interfaccia e la navigazione del software, quanta meno formazione sarà necessario fare agli utilizzatori finali.
Quanto più è guidato il software quanto più facile sarà coinvolgerli e raccogliere i dati direttamente alla fonte.
Software qualità: consigli per l’implementazione
Ecco quindi tre consigli pratici per l’implementazione:
- Indaga sui Servizi di implementazione del Vendor: un vendor con esperienza che offre un percorso ben definito di onboarding e formazione è sinonimo di esperienza, fondamentale per essere operativi il prima possibile.
- Approfondisci gli strumenti di assistenza: Oltre a manuali e video, verifica che la soluzione metta a disposizione soluzioni avanzate di “Digital Adoption” e di chatbot alimentati dall’intelligenza artificiale per un supporto interattivo che fornisca risposte guidate ed in tempo reale.
- Scegli una Soluzione in Linea con le Risorse dell’Organizzazione: Evita progetti troppo grandi rispetto alle risorse disponibili.
In conclusione, implementare un software per i Sistemi di Gestione a norme ISO richiede una valutazione accurata delle caratteristiche del software e del vendor. Scegliere soluzioni dedicate offre l’opportunità di usufruire di funzionalità e competenze specifiche per aziende certificate a norme ISO. Il software da solo però non basta: è opportuno valutare soluzioni dotate di strumenti di assistenza avanzati e vendor in grado di dare un valore aggiunto a livello metodologico per ottenere il massimo ritorno dal processo di digitalizzazione.