Il sistema di notifiche e messaggistica di un software come Digitaliso è da considerarsi parte del requisito 7.4 della norma ISO 9001:2015, inerente la comunicazione interna. Come funziona Digitaliso a questo riguardo? L’applicazione invia agli utenti email che possono essere divise in tre grandi famiglie:
• Notifiche di Digitaliso: sono immediate e l’azione di notifica deriva da un’attività svolta nell’ambito dei processi organizzativi;
• Messaggi di workflow: sono promemoria interni alla piattaforma, paralleli ma indipendenti rispetto alle notifiche;
• Alert del Cruscotto: sono promemoria di scadenza che vengono inviati dal Cruscotto a fronte di scadenze imminenti che devono essere evase.
Innanzitutto, è necessario apportare due accorgimenti di Setup per rendere operativo il sistema di avvisi e promemoria di Digitaliso:
1. Nelle impostazioni generali del Setup occorre verificare di aver apposto il flag “Attiva invio e-mail”;
2. Controllare che gli utenti di Digitaliso abbiano associati gli indirizzi e-mail.
Le notifiche di Digitaliso sono immediate e il sistema risponde tutte le volte in cui viene completata un’operazione all’interno della piattaforma. L’origine dei messaggi, quindi, è l’avvio, l’avanzamento o il completamento di una attività e variano a seconda delle diverse sezioni della piattaforma.
Documenti di sistema
Per quanto riguarda i Documenti di sistema, in tutte le fasi di revisione del documento, quali la verifica, l’approvazione e l’emissione del documento, viene inviata una notifica agli utenti interessati. Quando il documento viene emesso viene infine inviata una mail di notifica a tutti gli utenti facenti parte della lista di distribuzione.
Non Conformità e Azioni Correttive
Nel menu Non conformità e Azioni Correttive, ad ogni stato del rapporto di NC (Apertura, Attività, Gestione, Chiusura) corrisponde un sistema di notifiche rivolto alle persone interessate a diverso titolo all’evento. Analogamente, anche all’avvio di un’Azione Correttiva e nelle successive fasi di presa in carico, avanzamento e verifica di efficacia gli utenti coinvolti a vario titolo ricevono le notifiche circa l’avanzamento del rapporto.
Azioni di miglioramento
Anche le notifiche relative ad Azioni di miglioramento si comportano con lo stesso schema delle Azioni Correttive.
Altre notifiche
Altre notifiche riguardano il completamento di altre attività svolte nella piattaforma quali ad esempio audit e attività di formazione.
Per tutte le modifiche il corpo del messaggio è preimpostato, ma il testo è modificabile a livello di Setup.
Oltre alle e-mail, Digitaliso ha una gestione di messaggi di workflow, ovvero messaggi che l’utente visualizza nella home page e che hanno lo stesso contenuto delle e-mail di notifica, creando delle vere e proprie scorciatoie per raggiungere le registrazioni da visualizzare. Al completamento delle attività, tali messaggi si eliminano automaticamente ed è sempre possibile cancellare manualmente i messaggi di workflow indesiderati o non più utili.
Il Cruscotto è un componente indipendente dalla piattaforma Digitaliso, che permette di gestire alert riguardanti le scadenze, i rapporti aperti e la distribuzione dei documenti.
Non si tratta, come in precedenza, di notifiche immediate ma di un sistema di promemoria originato dalle scadenze che monitora la gestione dei processi organizzativi sulla base di parametri modificabili dall’utente.
Ogni scadenza può essere monitorata tramite la visione semaforica offerta dal Cruscotto e riguarda praticamente ogni singolo menù di Digitaliso.
Come per ogni altro software, la presenza di notifiche ed email automatiche può portare a flussi di email inaspettate, il suggerimento utile è quello di prevedere un filtro nel sistema di posta per catalogare e “spostare” le mail in “cartelle” appropriate, così da tenere in ordine l’inbox e non perdersi pezzi per strada.