Il requisito di norma che si occupa della gestione dei fornitori è l’8.4 “Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno”, che si divide in 3 punti:
– 8.4.1 – generalità: definisce quali fornitori devono essere considerati e quando occorre procedere;
– 8.4.2 – tipi di estensione del controllo: definisce il come occorre procedere;
– 8.4.3 – informazioni ai fornitori esterni: definisce i requisiti minimi di gestione dell’ordine a fornitore.
Il principio di fondo che sottende il requisito di norma è che l’Azienda deve assicurare che i processi, i prodotti e i servizi acquistati siano conformi ai requisiti, ovvero rispondano alle caratteristiche richieste o necessarie.
Questa attività non è necessario che venga fatta per qualsiasi processo, prodotto o servizio acquistato, bensì quando:
1. i prodotti e i servizi dei fornitori esterni sono destinati ad essere incorporati nei prodotti e servizi dell’azienda, come le materie prime e i semilavorati;
2. i prodotti e i servizi sono forniti direttamente ai clienti da fornitori esterni per conto dell’azienda, come nel caso di commercializzazione di prodotti terzi;
3. un processo, o una sua parte, viene fornito da un fornitore esterno a seguito di una decisione dell’azienda in tal senso, come ad esempio le attività di outsourcing.
Secondo la norma, l’Azienda deve “determinare e applicare criteri per la valutazione, la selezione, il monitoraggio delle prestazioni e per la rivalutazione dei fornitori esterni sulla base delle loro capacità di fornire processi o prodotti e servizi conformi ai requisiti”; tali attività, inoltre, devono essere documentate e devono essere conservate anche adeguate registrazioni.
Questo significa che l’Azienda deve stabilire dei parametri per valutare i fornitori e deve continuare a valutarli nel tempo al fine di assicurarsi che la qualità del fornitore permanga nel tempo; in Digitaliso la sezione da prendere in considerazione è denominata “valutazione dei fornitori esterni” all’interno dell’area “analisi e valutazioni”.
Per poter mettere in funzione questa sezione è necessario aver messo a punto la relativa sezione di setup, nella quale trovare l’anagrafica fornitori, la quale può essere agevolmente sincronizzata con banche dati già esistenti in azienda grazie alla sezione “connettori”.
La seconda voce che bisogna predisporre a livello di setup è la “suddivisione merceologica”, dunque l’identificazione di tutto quello che viene acquistato, suddiviso per famiglie di prodotto, e relativo livello di importanza in relazione all’impatto sul prodotto o sul servizio realizzato dall’azienda.
Il terzo elemento da definire nel setup è composto dalle modalità di valutazione; in Digitaliso si distinguono due modalità che concorrono alla valutazione dei fornitori esterni:
– attraverso questionari di valutazione costruiti mediante parametri (domande);
– tramite la raccolta di una selezione di documenti utili ai fini delle forniture o della valutazione.
I questionari possono essere personalizzati per le diverse categorie di fornitori, utilizzando criteri di valutazione diversi per tipologie di prodotti o servizi differenti; i questionari sono caratterizzati da 2 informazioni molto importanti:
– obiettivo valutazione: è il target con cui verrà confrontato il risultato della valutazione fatta al fornitore;
– frequenza valutazione: frequenza con cui viene fatta la valutazione.
Per quanto riguarda i documenti rilevanti ai fine della valutazione, è possibile stabilire (ove necessario) quali documenti occorre raccogliere e di quali documenti occorre disporre al fine di completare la valutazione di un fornitore; per ognuno di questi documenti, poi, è possibile definire una validità e monitorarne la scadenza.
La valutazione del fornitore potrà, quindi, tenere conto di una sola o di entrambe le modalità a seconda delle opzioni di Setup.
Digitaliso provvederà a questo punto ad identificare i fornitori da valutare, gestirne le scadenze e mantenerne sotto controllo tutte le registrazioni.