Qualsiasi azienda è subissata di scadenze. Non ci riferiamo a quelle di natura fiscale, che nelle PMI sono normalmente sotto il controllo del commercialista, ma a scadenze di natura operativa, associate a molteplici adempimenti.
I sistemi di Gestione a norme ISO hanno il pregio di aiutare l’Azienda a organizzare e gestire questi adempimenti per garantire il raggiungimento degli obiettivi e nel farlo, per loro stessa natura, aggiungono ulteriori adempimenti ad essi.
Il risultato è che una delle responsabilità primarie per chi deve garantire la compliance, la conformità dei processi e specifici impegni e obblighi, è quella di destreggiarsi fra tutte queste scadenze e attività.
Quali sono questi adempimenti e come possiamo gestirne le scadenze in modo semplice ed efficace?
Tipologie di scadenze
I processi sottesi dall’applicazione delle norme ISO sono pervasi da scadenze.
Gli strumenti più utilizzati per tenerne traccia sono fogli Excel gestiti e aggiornati con differenti gradi di difficoltà dal Responsabile del Sistema di Gestione.
Le difficoltà nascono dal fatto che molto spesso le scadenze sono inerenti ad attività che non sono sotto il diretto controllo. Esse richiedono quindi il trasferimento di informazioni che devono essere richieste e sollecitate, con grande perdita di tempo e scarsa puntualità.
Le famiglie di scadenze su cui fare qualche esempio sono tantissime:
- Scadenza per il riesame di documenti (come per esempio la Politica)
- Scadenze associate a specifici obblighi cogenti (come autorizzazioni o analisi periodiche)
- Scadenze per il riesame della direzione
- Scadenze associate alla formazione e competenza del personale
- Scadenze relative alla manutenzione e alla taratura delle attrezzature
- Scadenze relative agli audit interni
- Scadenze relative alle azioni correttive e di miglioramento
- Per la qualifica dei fornitori
e molte altre ancora…
Problemi della gestione scadenze “tradizionale”
La gestione “tradizionale” tramite scadenzari magari in Excel o con un calendario Outlook o Google è limitata poiché sgancia la scadenza dal processo che la genera e soprattutto costringe qualcuno ad un aggiornamento manuale a latere del processo che sta gestendo quella specifica scadenza.
Trovare strumenti che rispondano a queste specifiche esigenze non è immediato ed è per questo che software e piattaforme dedicate ai Sistemi di Gestione rappresentano un vero valore aggiunto rispetto ad altre tipologie di soluzioni possibili.
Scadenze con Digitaliso
Digitaliso è una piattaforma Cloud, completamente italiana, che offre funzionalità per la digitalizzazione di molti processi, pronta all’uso grazie a 30 anni di esperienza nel mondo dei sistemi di gestione.
In Digitaliso è presente un cruscotto di riepilogo delle scadenze che si aggiorna automaticamente in relazione alla gestione delle registrazioni e all’avanzamento dei processi del Sistema di Gestione.
In questo modo, elimina i ritardi negli aggiornamenti, le dimenticanze, gli errori e grandi perdite di tempo.
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