Questo articolo si occupa di esporre alcuni approfondimenti sulla gestione delle Non Conformità all’interno del software Digitaliso, analizzando le due principali modalità d’uso.
Esistono infatti due diversi modi per tracciare e gestire una Non Conformità o un Reclamo all’interno di Digitaliso.
I due modi non sono completamente alternativi: in funzione dei livelli di accesso degli utilizzatori e dalla funzione di appartenenza, oltre che da alcuni elementi di setup come quello di invio delle notifiche, è possibile passare dal primo modo al secondo o viceversa.
Un metodo semplice per la gestione dei Reclami in Azienda
Il primo modo è quello di gestire le NC in modo semplice e meno strutturato, limitando interazioni ed elementi non indispensabili. L’obiettivo principale è quello di registrare gli eventi in modo rapido ed efficace, per una successiva analisi.
Per attuarlo occorre operare attraverso un utente con un profilo di accesso elevato, tipicamente con livello di accesso 4 (Amministratore), a cui è concessa la gestione di tutto il flusso in modo rapido e veloce.
L’utente amministratore può quindi compilare esclusivamente le informazioni obbligatorie del rapporto di Non Conformità o di Reclamo (si tratta quasi esclusivamente di campi alimentati da menù a tendina predefiniti a livello di Setup) nelle tre fasi di Apertura, Gestione e Chiusura che caratterizzano ogni rapporto.
Un metodo strutturato e condiviso per la gestione delle Non Conformità
Il secondo modo è quello di una gestione strutturata e condivisa, che richiede una interazione, anche forte, con gli utilizzatori. In questo caso l’obiettivo è quello di una piena tracciabilità delle informazioni, il coinvolgimento e la delega operativa.
Per attuarlo è fondamentale predisporre un buon Setup.
Attraverso questo tipo di gestione Digitaliso manifesta tutte le sue potenzialità, in quanto sfrutta appieno la possibilità di individuare e coinvolgere responsabili di fase e di attività che vengono coinvolti attraverso un sistema di notifiche e scadenziari.
In particolare, è possibile generare, anche in modo automatico, una serie di Attività correlate alla Non Conformità o al Reclamo, con lo scopo di creare una serie di “sottoprocessi” che coinvolgono specifici team nella gestione corrente dell’evento fino alla sua completa chiusura.
Non importa se sei una piccola azienda o hai una gestione delle non conformità più rilevante, Digitaliso è in grado di rispondere alle tue esigenze di gestione in modo efficace, per diventare un punto di raccolta centralizzato di tutti gli eventi che meritano attenzione.