Il mondo del digitale è ormai colonizzato dall’Intelligenza Artificiale che è entrata nella routine di moltissime applicazioni e per moltissimi usi.
Sta rivoluzionando anche la gestione dei sistemi a norme ISO!
Per anni, abbiamo affrontato le sfide di una gestione tradizionale: montagne di carta, innumerevoli file, cartelle condivise e una incessante necessità di stare dietro a tutto per non perdersi pezzi per strada. Una fatica percepita come burocrazia.
Ma cosa succederebbe se potessimo trasformare questo onere in valore, semplificando i processi e liberando tempo prezioso? Chi ci segue sa già bene che la soluzione che suggeriamo è la digitalizzazione dei Sistemi.
Oggi, però, andremo oltre la “semplice” digitalizzazione. Ti parleremo di cinque nuovi modi per sfruttare l’Intelligenza Artificiale nell’ambito dei tuoi sistemi ISO.
1. Democratizzazione della conoscenza organizzativa
Molto spesso, la documentazione del sistema di gestione è vasta e complessa e trovare l’informazione giusta al momento giusto può essere una sfida, soprattutto per chi non lavora con la documentazione tutti i giorni.
Ecco quindi che l’Intelligenza Artificiale può essere di grande aiuto.
Immagina di aver bisogno di un’informazione specifica da una procedura, ma non ricordi il titolo esatto, il codice o dove sia archiviata.
Una IA addestrata sull’ultima versione in vigore di un documento è in grado di dare le risposte di cui hai bisogno in tempo reale indicandoti anche il documento da cui ha tratto l’informazione.
Questo accelera enormemente il recupero delle informazioni, riduce il tempo sprecato in ricerche manuali e assicura che il personale, anche il neo assunto, abbia accesso immediato alla conoscenza organizzativa senza dover disturbare i colleghi più esperti.
L’obiettivo è diffondere la conoscenza del sistema a tutti gli utilizzatori.
Questo lo puoi fare già adesso con strumenti come Notebook LM di Google o, se vuoi integrare queste funzionalità con un controllo documentale conforme alle norme ISO, attraverso il servizio Ammira presente nella configurazione +AI della piattaforma Digitaliso.
2. Supporto strategico per gestire i Sistemi
L’AI può essere un “piccolo consulente” in grado di offrirti un supporto continuo per l’interpretazione e l’applicazione delle complesse normative ISO.
Puoi infatti addestrare l’Intelligenza Artificiale sugli standard ISO e sulle metodologie “della Qualità” per disporre di un “esperto” con cui dialogare, in grado di fornirti risposte puntuali e anche di stimolarti nella corretta applicazione dei Sistemi di gestione a norme ISO.
Devi redigere una nuova procedura o istruzione di lavoro? Invece di partire da un foglio bianco, puoi all’Intelligenza Artificiale una bozza già strutturata secondo il format tipico dei documenti ISO.
Hai un dubbio sull’applicazione di un requisito normativo in un contesto specifico? L’intelligenza Artificiale può aiutarvi a interpretarlo correttamente.
Insomma, un supporto consulenziale costante e immediato, che riduce i rischi e favorisce l’applicazione dei sistemi risparmiando tempo.
3. Gestione delle Non Conformità
L’AI è un alleato preziosissimo per affrontare uno dei processi più critici e complessi: la gestione delle non conformità e l’analisi delle loro cause radice.
Vuoi analizzare un reclamo cliente per un prodotto danneggiato?
Un operatore segnala una non conformità interna?
Ci sono problemi ricorrenti da esaminare?
Una AI opportunamente addestrata e contestualizzata è in grado di porti domande precise per aiutarvi a descrivere accuratamente il problema e a scavare a fondo nelle cause, utilizzando metodologie e principi della Qualità come per esempio la tecnica dei 5 perché e il diagramma di ishikawa.
Attenzione però! L’AI ti fa domande, non ipotizza cose a caso! L’esperto resti tu: è l’interazione guidata il vero valore aggiunto su cui puoi contare.
4. Gestione dei rischi e delle opportunità
Questo quarto modo per usare l’Intelligenza Artificiale nei sistemi di gestione è fondamentale per supportare la business continuity Aziendale.
L’approccio basato sul rischio (Risk Based Thinking) è la base, ma l’implementazione può essere complessa, soprattutto nell’identificazione del contesto e delle azioni strategiche.
Un agente AI esperto in risk management e della metodologia ISO 31000 è in grado di assisterti nell’identificazione del contesto aziendale, delle parti interessate, dei bisogni e delle aspettative.
Guida la valutazione dei rischi e delle opportunità, suggerendo le azioni di miglioramento più appropriate.
Stai analizzando un nuovo mercato o introducendo un nuovo prodotto? L’AI può aiutarti a identificare i potenziali rischi e opportunità, guidandoti nella valutazione e nella definizione delle azioni per affrontarli.
Devi aggiornare l’analisi del contesto o rivedere la valutazione dei rischi? L’AI ti supporta nell’applicazione di un processo strutturato, suggerendo elementi da considerare.
5. Conformità legislativa in ambito Ambiente e Sicurezza
Mantenere aggiornati i registri normativi e monitorare le scadenze può essere un compito oneroso ed è un’area di crescente complessità.
L’AI aiuta nell’interpretazione e nell’individuazione delle prescrizioni legali applicabili, attingendo a banche dati e siti normativi istituzionali, garantendo una gestione proattiva e organizzata degli adempimenti normativi.
Abbiamo esplorato cinque modi in cui l’Intelligenza Artificiale può rivoluzionare la gestione dei tuoi sistemi ISO e chissà se ti ho dato qualche spunto per individuarne di ulteriori.
L’IA non è più un concetto astratto, ma uno strumento operativo che aggiunge valore tangibile.
È tempo di superare gli strumenti tradizionali e abbracciare l’innovazione per un sistema di gestione veramente intelligente e a prova di futuro.
Tutto quello di cui abbiamo parlato è disponibile nella configurazione +AI di Digitaliso: se vuoi portare l’intelligenza artificiale nei tuoi sistemi ISO in azienda, scopri Digitaliso.
Buona innovazione!