La gestione dei documenti nei Sistemi di Gestione a norme ISO rappresenta da sempre un vero e proprio tabù: guai a chi li tocca!
A partire dagli anni ‘90, quando sono nati i Sistemi di Gestione a norme ISO, i requisiti degli standard ISO sono rimasti pressoché invariati e di conseguenza anche le metodologie con cui i documenti vengono gestiti sono rimaste invariate nella stragrande maggioranza dei casi.
Quali sono gli adempimenti previsti dagli standard ISO e come possiamo gestirli in modo semplice ed efficace?
Documentare un sistema di gestione
Può sembrare una cosa facile, ma è in realtà una delle attività più complesse che ci siano nella gestione del Sistema.
Passare da una sovrastruttura di documenti che sfocia nella burocrazia a un sistema documentale formalmente valido ma praticamente inutile è davvero molto facile.
La Struttura Armonizzata degli standard ISO prevede il requisito delle Informazioni Documentate che include diverse richieste. Questa locuzione, include i documenti che in passato erano divisi fra “documenti di sistema” e “documenti di registrazione”.
Relativamente ai documenti di sistema le richieste in estrema sintesi riguardano
- il controllo del processo di modifica, attraverso autorizzazioni definite
- il tracciamento delle modifiche, attraverso la gestione di indici di revisione e l’archiviazione delle versioni obsolete
- la distribuzione controllata ovvero la sostituzione dei documenti circolanti con la sola ultima versione aggiornata
Il modo più diffuso con cui tutto questo viene gestito è totalmente manuale ed è spesso coordinata e gestita dal Responsabile del Sistema, che deve occuparsi di garantire il controllo della documentazione.
Il tracciamento delle modifiche, l’aggiornamento degli archivi pubblici nelle cartelle di rete, l’aggiornamento dei registri, la notifica alle persone interessate per la sostituzione delle copie obsolete. Tutte queste azioni implicano un’operatività piuttosto farraginosa che comporta tempo e rischi di errore.
Perché le aziende hanno fatto poco o nulla a riguardo?
Le resistenze al cambiamento
I motivi per cui la maggioranza delle aziende non hanno mai adottato soluzioni per semplificare questa gestione sono sicuramente i più disparati.
Sulla base della nostra esperienza quello più diffuso è di natura economica.
Un software documentale è uno strumento che richiede un certo tipo di investimento che mal si concilia con la sola necessità di gestire documenti legati ad un Sistema a norme ISO.
Un secondo motivo è la mancanza di conoscenza degli strumenti che il mercato offre e la bassa priorità assegnata alla soluzione di questo gravoso problema, ritenuto erroneamente secondario.
Oggi esistono moltissime soluzioni documentali tra cui poter scegliere e Digitaliso ne è un esempio.
Gestione documenti in Digitaliso
Digitaliso è una piattaforma Cloud, completamente italiana, che offre funzionalità per la digitalizzazione di molti processi, con un focus particolare su quelli derivanti dalle richieste della Struttura Armonizzata degli standard ISO.
E’ uno strumento pronto all’uso, proposto in cloud in modalità as a Service. Nasce da 30 anni di esperienza nel mondo dei sistemi di gestione e permette di prendere in carico il Sistema di Gestione esistente della tua azienda in modo modulare, flessibile e scalabile.
Digitaliso è l’esempio lampante di come una piattaforma software permetta di prendere in carico tutto l’apparato documentale, occupandosi di tutti gli aspetti amministrativi e burocratici e lasciando a te solo l’onere di aggiornare i contenuti, continuando a utilizzare gli strumenti di sempre come office.
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