Troppo spesso ci si dimentica che la Norma ISO 9001, come qualsiasi altro standard, è uno strumento e come tutti gli strumenti può essere utilizzato bene o può essere utilizzato male.
Buona parte dei problemi che affliggono i sistemi di Gestione sono figli di un approccio fondamentalmente sbagliato o, quantomeno, obsoleto alla luce dell’evoluzione che c’è stata nel tempo.
Nell’85% dei casi l’efficacia di un Sistema di Gestione è strettamente legata alla sua storia e dipende in gran parte da chi e quando lo ha progettato:
- Quando si ha a che fare con Sistemi Qualità ISO 9001 nati prima degli anni 2000 è molto facile capire che si tratta di rimaneggiamenti di quello che ai tempi era un vero incubo di burocrazia.
- I Sistemi Qualità nati prima del 2015, invece si riconoscono a prima vista in quanto in essi si trovano una serie di procedure con una data di revisione vecchia almeno di 10 anni.
- I Sistemi di Gestione più recenti, nella stragrande maggioranza dei casi, hanno un’impostazione molto simile in quanto sono figli di modelli nati negli anni ‘90 e aggiornati in base alle novità della Norma.
Il primo risultato concreto nell’utilizzare strumenti obsoleti è che la loro gestione porta via tempo e rende molto complesso il portare valore in Azienda.
Allora perché le Aziende continuano a utilizzare gli stessi strumenti organizzativi di 30 anni fa senza tenere conto dell’evoluzione tecnologica, metodologica e normativa che si è verificata tutto intorno?
Questo è quello che porta a correre sotto Audit per mettere in ordine le cose rinforzando l’idea che “il Sistema Qualità è solo burocrazia”.
Analizzando i principali problemi che affliggono i Sistemi di Gestione è possibile individuare le cause di un circolo vizioso che si autoalimenta e che ha trascinato le Piccole e Medie Imprese in un mare di burocrazia da cui faticano a uscire.
Costi elevati
L’obiezione sul costo è vecchia come il mondo e i costi elevati rappresentano il padre di tutte le altre obiezioni di cui andremo a parlare. Chiunque abbia un minimo di formazione commerciale sa benissimo che il costo non è mai un problema se messo in contrapposizione con i benefici.
Limitare i vantaggi di un sistema di gestione alla sola sfera commerciale porta automaticamente all’idea che l’Azienda stia pagando il casello per poter entrare in autostrada e far correre il proprio business. Vista in quest’ottica qualsiasi euro in più dello strettamente necessario per ottenere il “bollino” è percepito come superfluo e sappiamo tutti benissimo quanto il mercato della certificazione sia concorrenziale.
Se sei un consulente capirai anche bene il perché la trattativa con il cliente sia sempre al ribasso.
Il cliente non sta comprando il Sistema Qualità, sta comprando il certificato che gli serve per fare il suo business.
Complessità della normativa
Se i costi rappresentano il padre di tutte le obiezioni, la complessità ne è la madre.
La norma ISO 9001 è un documento di difficile comprensione. Tuttavia, possiamo paragonarla ad un’automobile: c’è chi ne conosce ogni minimo particolare, chi si limita a guidarla saltuariamente, fino a chi la porta al limite su piste piene di curve o strade impervie.
Allo stesso identico modo anche la Norma può essere letta ed applicata a diversi livelli per ottenere diversi benefici: quanto più si studia e si approfondisce, quanto più ci si esercita e la si utilizza, tanto più naturale diventa salire a bordo e partire.
E’ molto diverso guidare un’automobile degli anni ‘90 e salire su una macchina moderna: oltre al comfort, al design e all’ergonomia, gli ausili alla guida forniti dall’elettronica hanno migliorato la sicurezza e il rendimento.
Anche i Sistemi Qualità si sono evoluti negli anni e oggi beneficiano di metodologie e tecnologie che ne hanno rivoluzionato l’approccio: così come fintanto che non si decide di cambiare macchina ci si lamenterà del fatto che consuma troppo, non tiene la strada e fa venire mal di schiena dopo pochi chilometri di viaggio, anche il Sistema di Gestione sarà un peso e non aiuterà a raggiungere risultati utilizzando metodologie vecchie di trent’anni.
Burocrazia
Ecco la prima figlia di costi e complessità. Continuando la metafora automobilistica, la burocrazia è il risultato di chi vuole correre un gran premio nel 2023 con un’auto da corsa degli anni ‘90.
E’ verissimo che la ISO 9001 nel 1994 chiedeva procedure degne della NASA (basti pensare al fatto che le prime metodologie per applicare le Norme ISO arrivano dal mondo del Nucleare) ma probabilmente in molti non sono stati informati che la norma è stata revisionata quattro volte, è stata introdotta la “Struttura di Alto Livello” e sono arrivati in aiuto strumenti Digitali che negli anni ‘90 erano pura fantascienza.
Il segreto per cancellare la burocrazia è quello di trasformare il Sistema di Gestione da strumento reattivo a strumento proattivo, semplificando e organizzando i dati affinché circolino automaticamente e vengano trasformati in informazioni utili per il business.
Risorse limitate
Chi più spende meno spende
Fintanto che i Sistemi di Gestione sono vissuti come un costo e la percezione è che non portino benefici concreti, se non quelli di poter competere in un mercato che non riconosce un premium price per la certificazione, ma penalizza se non la si ha, ogni euro in più è buttato via.
Il punto centrale, quindi, non è quanto si sta spendendo, ma come vengono spesi i soldi e cosa si sta portando a casa. Innovare un sistema di gestione è un percorso che può essere affrontato in molti modi diversi con strumenti molto diversi fra loro. In una micro azienda o in una PMI, in cui le risorse sono limitate per definizione, le scelte si restringono, ma ne restano di molto interessanti, come la tecnologia Cloud. Questa è in grado di aiutare Imprenditori e Professionisti a innovare l’approccio ai Sistemi di Gestione ed introdurre nuove chiavi di lettura circa l’uso della Norma ISO 9001. In tal modo il Sistema di Gestione per la Qualità, da costo, diventa parte integrante della generazione di valore in Azienda senza progetti faraonici e investimenti rilevanti.
Riepilogo
Se hai mai provato a girare una vite con un avvitatore elettrico con la punta sbagliata saprai benissimo quanto frustrante possa essere. Ora, immagina se ogni giorno tu dovessi estrarre viti su viti con quel avvitatore. La tua reazione sarebbe quella di cercare una soluzione al problema. Con tutta probabilità non utilizzeresti più l’avvitatore ma il vecchio cacciavite che ha sempre funzionato benissimo.
Alla stessa stregua il risultato di un Sistema Qualità burocratizzato e privo di strumenti adeguati è quello di allontanare le persone da una cultura della Qualità che, quando correttamente applicata, sarebbe un valido alleato per fare le cose meglio e con meno fatica, ma siccome non funziona, viene messa da parte.