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La struttura organizzativa con Digitaliso

October 22, 2022

In questo articolo vogliamo approfondire l’argomento riguardante la struttura organizzativa di un’Azienda secondo la norma ISO 9001:2015 e come poterla gestire all’interno della piattaforma Digitaliso.

 

Nella Struttura di Alto Livello (HLS) che caratterizza le normative ISO (fra cui ovviamente la ISO 9001:2015) ci sono diversi requisiti in cui viene affrontato il tema della struttura organizzativa, che riguardano:

- il contesto dell’organizzazione;
- la leadership;
- i processi di supporto.

 

Quello che si evince è che le norme richiedono che l’organizzazione fornisca le risorse e le competenze necessarie per il funzionamento dei processi.

 

Quando si parla di struttura organizzativa, la Direzione gioca un ruolo fondamentale e assume le responsabilità dell’efficacia del Sistema di Gestione. Questo punto rappresenta un importante fattore sia dal punto di vista formale che sostanziale.

 

Formalmente, non esiste più la necessità di individuare un membro della Direzione come Responsabile per la Qualità. Questo è positivo soprattutto nelle PMI dove questa figura non aveva né il potere decisionale né il budget necessario per poter condurre il sistema. La Direzione può quindi avvalersi di chi vuole e assegnargli il ruolo che preferisce, ma resta l’unica vera responsabile del Sistema.

 

Nella sostanza, in quanto con il passaggio della norma da “sistemi basati sulla conformità di prodotto” a “sistemi basati sulla prestazione dei processi”, il ruolo di colui che eravamo abituati a chiamare “Responsabile Qualità” si è trasformato da ruolo tecnico a ruolo di gestore delle persone e del funzionamento dei processi, con un cambiamento nelle competenze richieste, da tecniche a gestionali e relazionali.

 

Un ruolo che spesso non è più adatto ad un “esperto di prodotto”, quanto piuttosto a veri e propri manager in grado di operare a 360 gradi.

 

La norma richiede, dunque, una struttura organizzativa il cui punto di partenza è l’organigramma funzionale, ovvero l’identificazione dei diversi ruoli e delle loro dipendenze, da cui dipende l’organigramma nominativo, in cui ai ruoli vengono associati i nominativi delle persone.

 

Il grado di dettaglio dell’organigramma dipende dalla complessità del Sistema di Gestione dell’organizzazione. All’interno dell’organigramma si distinguono le aree aziendali quali la direzione, la produzione, l’area commerciale, l’ufficio acquisti, ecc.

 

Ogni area comprende diverse funzioni che identificano i singoli ruoli delle Risorse Umane.
Ogni funzione dispone di mansionario, un documento che permette di rilevare le attività e i compiti che è chiamata a svolgere e che rappresenta uno strumento sulla base del quale:

- viene impostata la selezione del personale;
- viene istruito il personale che ricopre quella mansione e vengono proposti percorsi di addestramento/formazione;
- vengono definite le competenze.

 

Le competenze sono l’insieme delle abilità (hard skills e soft skills) acquisite e consolidate che permettono al lavoratore di eseguire determinate mansioni individuate per un determinato ruolo. Le hard skills sono le conoscenze consolidate e le abilità pratiche, mentre le soft skills sono le capacità personali, quali l’attitudine, l’apertura mentale, la capacità relazionale e comunicativa e via discorrendo.

 

Per ogni ruolo è necessario stabilire quali sono le competenze necessarie e quali sono i parametri di riferimento per la loro valutazione. Effettuare una valutazione delle competenze impostando i parametri di valutazione permette di identificare le carenze riguardanti formazione, addestramento o esperienza di ogni singolo individuo.


Queste carenze forniscono una mappa circa le attività di formazione e addestramento che è necessario o opportuno avviare.

 

In Digitaliso la struttura organizzativa è gestita a livello di Setup e comprende i sistemi, le aree aziendali, le funzioni e gli utenti, attraverso i quali è possibile ricostruire l’intero organigramma aziendale.

 

Per ogni Funzione aziendale definita nella struttura organizzativa è possibile creare un mansionario, che descrive lo scopo della funzione e le mansioni previste, che possono essere suddivise in categorie come per esempio mansioni principali, mansioni integrative e mansioni di supporto.

 

Alle mansioni è possibile collegare le competenze necessarie per il loro svolgimento.
Ogni competenza ha un valore minimo e un valore obiettivo utili per la successiva valutazione delle competenze.

 

Il valore minimo è il valore che rappresenta il livello di autonomia nel lavoro rispetto alla competenza richiesta. Il valore obiettivo è il valore ideale di competenza di cui la persona dovrebbe disporre per svolgere una determinata mansione.

 

Quando la valutazione è minore del valore obiettivo Digitaliso manda un alert in cui consiglia un’attività di formazione contribuendo in questo modo a costruire il piano di formazione.

 

La differenza sostanziale fra avere una struttura organizzativa sulla carta e avere una struttura organizzativa che vive in una piattaforma come Digitaliso è data dal perfetto allineamento di tutte le informazioni che compongono la “cascata” organigramma - mansionari - competenze - valutazione delle competenze.